La aplicación se utiliza exclusivamente desde un navegador Web habitual, y la forma de usarla es pulsando sobre los enlaces (menús, opciones, iconos), o rellenando formularios (campos de entrada) y pulsando posteriormente el botón de Enviar o Guardar. El navegador Web recomendado para el trabajo con la aplicación es Firefox (Aunque cualquier navegador va a poder trabajar con la aplicación) el cual se puede obtener de manera gratuita para cualquier sistema operativo en la URL especificada.
Para acceder a la aplicación es necesario disponer de un usuario y contraseña. La existencia de diferentes grupos de usuarios provoca que no todos los usuarios vean de la misma manera la aplicación. Por ello se organizan los usuarios en grupos denominados Perfiles, en torno a los cuales se va a definir los permisos de acceso a la aplicación. En caso de que un usuario se olvide de la contraseña de acceso, deberá comunicarse con un administrador o gerente de la aplicación para que le sustituya la contraseña por una nueva. En una aplicación de este estilo la seguridad es importante, por lo que es vital que los usuarios empleen contraseñas seguras.
La aplicación gestiona los datos en función a una serie de modulos, cada módulo puede ser accesible por unos usuarios y por otros no. La mayoría de los módulos, de los que se compone la aplicación, tienen un aspecto y funciones básicas comunes. Por ello aprendiendo a manejar un módulo se conoce el manejo de casi toda la aplicación. El uso de aplicación puede realizarse además de con el ratón con el teclado, para ello se han seleccionado un conjunto de combinaciones de teclas cuya misión se repite en todos los módulos. Para acceder a los módulos, normalmente se dispone de un menú principal en la parte izquierda de la ventana. En el se encuentran los distintos enlaces que llevan al usuario a los diferentes módulos. A continuación se explican las funciones comunes de cada módulo:
Lista de registros (icono de menú Listar –teclas ALT+L-): suele ser la opción presentada por defecto cuando se selecciona un modulo desde el menú principal. Muestra un panel de líneas con un conjunto de registros de la tabla de datos. Si el numero de registros de la tabla no cabe en la lista, es posible avanzar o retroceder en la lista completa de registros de la tabla pulsando sobre los iconos de avance o retroceso de página. Es posible avanzar o retroceder una o cinco páginas de listado, o ir al principio o al final de la tabla. Además para mostrar la lista ordenada por una determinada columna, basta pulsar sobre el título de la columna. Pulsando una vez se ordena de forma ascendente, y pulsando de nuevo de forma descendente.
Esta misma función aparece después de haber solicitado una búsqueda.
Búsqueda de registros (icono de menú de Buscar –tecla ALT+B-): desde esta opción aparece un formulario donde se nos solicitan los valores de los campos por los que se quiere buscar (criterio o filtro). Este criterio de búsqueda se puede almacenar con un nombre rellenando el campo Guardar criterio de selección como Informe, de tal forma que la próxima vez que volvamos a este formulario de búsqueda nos aparecerá en la cabecera el literal del criterio guardado, que si es pulsado nos repetirá el criterio de búsqueda almacenado, sin tener que volver a teclear el criterio. Asimismo, es posible modificar este criterio, pulsando sobre la imagen que aparece delante del literal del criterio. Para borrar este criterio debe accederse al modulo de Impresos.
Consulta de Detalle de Registro. Para visualizar la ficha del detalle de un registro basta pinchar sobre el contenido de la línea desde la función de Lista o también puede aparecer directamente desde la función de Búsqueda, si el resultado del criterio de búsqueda es un único registro. También es posible acceder al Detalle del registro si se está Editando el registro, y con la opción de menú Detalle –teclas ALT+V-. En este caso se muestran los valores de los campos del registro. Si el número de campos es muy grande esta pantalla se divide en varias mediante un sistema de pestañas que aparecen debajo del menú de funciones.
Modificación de un registro (icono de menú Editar –teclas ALT+E-). Desde la ficha de Detalle del registro se puede acceder a su edición. Por ello, para editar un registro es necesario primero ver su ficha de detalle. En determinadas partes de la aplicación, existen accesos directos a la edición de un registro, sin necesidad de pasar antes por su ficha de detalle. En esta función aparece un formulario que al ser modificado y tras pulsar el botón de Guardar (tecla ALT+S) se realiza la modificación. En algunos módulos se permite cambiar determinados campos de un listado de registros, lo cual facilita un cambio de múltiples registros simultáneamente. IMPORTANTE: mientras no se pulsa el botón Guardar no se realiza la modificación.
Nuevo registro (icono de menú Nuevo –teclas ALT+N-): Esta función permite incorporar un nuevo registro a la tabla de datos de la aplicación. Al seleccionar esta función el programa presenta un formulario donde se solicitan los datos del nuevo registro. Una vez rellenado se debe pulsar el botón Guardar (teclas ALT+S). IMPORTANTE: si deseamos dar de alta un registro nuevo partiendo de los valores de otro registro ya existente, primero debemos ir a la Consulta de Detalle de dicho registro, y posteriormente pulsar sobre el icono Nuevo.
Borrado de un registro (icono de menú de Borrar –teclas ALT+D-). Permite eliminar un registro desde la consulta de su ficha, de tal forma que desaparece de la tabla de datos. IMPORTANTE: Con objeto de no perder los datos, es recomendable asegurarse que realmente se desea realizar la eliminación del registro, ya que después no se podrán recuperar los datos trabajados con la misma. Cuando sea posible es preferible desactivar –poner fecha de baja por ejemplo- el registro, en vez de borrarlo.
Imprimir (icono de menú Imprimir –teclas ALT+P-): permite generar una impresión del listado de registros, o del detalle de un registro (dependiendo de la pantalla en la que nos encontremos –incluso permite imprimir la de edición-). En el caso de Listado, muestra todos los elementos en la versión impresa sin necesidad de paginar.
Enviar (icono de menú Enviar –teclas ALT+M-): permite enviar o guardar un documento (HTML, CSV, PDF) conteniendo la misma información que se vería desde la Impresión. Es decir, es posible generar y guardar o enviar por correo electrónico un fichero conteniendo un listado de registros, o el contenido de un registro. El contenido que se genera será un listado si estamos en la pantalla de Listado o será un registro si estamos en la pantalla de Detalle.
Informe (icono de menú Informe –teclas ALT+T-): permite generar un listado (que se puede guardar como HTML, CSV o PDF) con los registros que cumplen el criterio seleccionado por los valores introducidos en el formulario. Al igual que en la búsqueda, este criterio se puede almacenar, para solicitar posteriormente las veces que se desee, sin tener que volver a escribir el criterio.
Además de los módulos de datos propiamente dichos existen otras funcionalidades. El menú Mi Escritorio muestra una serie de herramientas de las que disponen los usuarios. A continuación se detallan las mas importantes:
Mi Agenda. Organizador sencillo de agenda. Permite programar tareas y planificar citas.
Mi Disco Virtual. Permite almacenar documentos privados para cada usuario, que posteriormente podrán ser consultados en cualquier ordenador a través de la aplicación.
Mis Estadísticas. Muestra información sobre la actividad del usuario.
Mis Mensajes. Permite enviar mensajes a otros usuarios de la aplicación. Así como también actúa de gestor de correo.
Mis Noticias. Permite dar de alta informaciones o documentos, visibles por otros usuarios. Forma parte del intercambio de información entre los usuarios.
Direcciones. Gestor de contactos. Permite mantener una lista de contactos así como compartirla con los demás usuarios.
Datos Usuario. Utilidad para configurar aspectos privados de cada usuario. Desde esta utilidad se permite cambiar la contraseña de acceso a la aplicación.