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Manual de Configuración de Alocuciones

Las alocuciones son los ficheros de voz que almacena la centralita para redirigir automáticamente las llamadas entrantes. Es por tanto, un punto importante de configuración ya que interactúa directamente con el cliente. La centralita gestiona estas alocuciones mediante ficheros en formato GSM. Este manual pretende resolver dudas sobre como reproducir estos ficheros, grabar nuevos y gestionarlos mediante la aplicación. Debemos puntualizar que esta gestión de alocuciones solo podrá ser realizada por los usuarios de la aplicación que tengan permisos de gerente.

Para reproducir y grabar ficheros GSM emplearemos el programa WavePad (version 3.05). Podemos descargar una versión gratuita aqui, es la versión reducida de otra aplicación pero para lo que vamos a realizar vale perfectamente. En la instalación de la aplicación, se nos indica si queremos instalar cuatro componentes a mayores (Related Programs). No son necesarios para nuestro objetivo por lo que los desmarcaremos. Una vez instalado, debemos configurar la aplicación para que abra ficheros GSM, para ello abriremos el menu File/WavePad Options. En la pestaña de opciones generales seleccionaremos, en el apartado de tipos de ficheros asociados con WavePad, el formato GSM tal y como indica la siguiente imagen. Con este cambio, cualquier fichero GSM del ordenador podrá ser escuchado a través de este programa simplemente abriéndolo.

Para grabar una nueva alocución en el WavePad debemos crear un fichero nuevo, pulsamos en el botón New File y seleccionamos la calidad en el dialogo siguiente (La que aparece por defecto es perfectamente válida). Posteriormente, pulsando en el botón con el circulo rojo (Rec) pasaremos al diálogo de grabación en el que nuevamente pulsando sobre el botón rojo podremos ir grabando el mensaje. Para reproducir lo que hemos grabado simplemente habrá que darle al botón de rewind y posteriormente al de play. Podemos grabar una y otra vez hasta alcanzar la calidad deseada. Una vez alcanzado el fichero de audio más o menos deseado podremos cerrar el dialogo de grabación y automáticamente se cargará el mensaje en la aplicación principal. Aqui podremos realizar diversas modificaciones, como por ejemplo seleccionar mediante el raton un tramo del sonido para luego darle a la tecla Supr para eliminar ese tramo de la grabación (útil para eliminar espacios sin sonido al principio o al final de la grabación). Otras utilidades interesantes son la aplicación de filtros para eliminar ruidos y normalizar el volumen, para ello hay se activará el menu Effects/Normalize y Effects/Noise Reduction/Apply Auto Spectral Substraction. Con el primero, se estabiliza el volumen de las grabaciones, y con el segundo se eliminan los ruidos de fondo de la grabación. Ambos efectos se pueden aplicar perfectamente con los parámetros por defecto para lograr el objetivo deseado. Posteriormente, pasaremos a grabar el fichero actual como GSM, mediante el menú File/Save File as... seleccionando como tipo de archivo el formato GSM. La compresión a GSM provoca una pérdida de calidad en relación con la grabación anterior, pero esto es normal ya que la calidad de sonido que admite una llamada telefónica no es la misma que la del fichero de audio anterior. Una vez hecho esto, ya podrá grabar sus propias alocuciones y mediante los apartados siguientes, podrá subirlos a la centralita mediante la aplicación.

Para modificar o escuchar las aplicaciones de la centralita puede acceder mediante dos vías. La primera se corresponde con las alocuciones fijas para todas las llamadas. Desde la aplicación, en el menu Centralita/Alocuciones se encuentra un listado con todas las alocuciones fijas que se van a reproducir en una llamada. A su lado aparecen dos enlaces, uno para descargarse el fichero actual y otro para sustituirlo por uno nuevo. Pulsando sobre el enlace para descargarlo podremos abrirlo directamente con el navegador firefox siguiendo las opciones que se muestran en la siguiente imagen.

Modificar las operaciones implica la subida del fichero grabado en formato GSM a la aplicación. Desde el enlace de sustitución de fichero seleccionaremos el fichero de nuestro ordenador y lo enviaremos. La aplicación se encarga de ponerle el nombre adecuado y almacenar una copia del anterior. El mismo proceso se realiza en cada especialidad del personal. Editando cada registro de especialidad existen dos enlaces para seleccionar o subir un fichero de audio. Este fichero de audio será el que reproduzca la centralita en el menu telefónico de acceso a los técnicos. Al igual que lo explicado anteriormente podremos subir o escuchar el fichero que utiliza actualmente. Además tambien se despliega una lista de todas las alocuciones que tiene almacenadas la centralita por si queremos seleccionar una anterior, descargarla o cualquier otra operación de mantenimiento.

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